宜昌市纸质档案数字化操作规程

　　宜昌市档案局宜昌市档案馆

　　关于印发《宜昌市纸质档案数字化操作规程》的通知

 

各县市区档案局、档案馆，宜昌高新区管委会办公室，市直各单位档案部门：

　　现将《宜昌市纸质档案数字化操作规程》印发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。

　　 宜昌市档案局 宜昌市档案馆 2022年9月6日

　
 

宜昌市纸质档案数字化操作规程

　　

　　１适用范围

　　本规程规定了纸质档案数字化的主要技术指标。

　　本规程适用于宜昌市各级各类档案部门对纸质档案数字化的操作与管理。

　　其它载体档案及资料的数字化参照本规程执行。

　　２引用文件

　　DA/T 18—2022档案著录规则；

　　DA/T 22—2015 归档文件整理规则；

　　GB/T 11822—2008 科学技术档案案卷构成的一般要求；

　　DA/T 31—2017 纸质档案数字化规范；

　　DA/T 68.2-2020 档案服务外包工作规范第2部分：档案数字化服务；

　　档案数字化外包安全管理规范（档办发〔2014〕7 号）；

　　湖北省文书档案目录数据库结构与著录细则（鄂档〔2004〕46号）；

　　湖北省国家综合档案馆电子档案数据容灾管理试行办法（鄂档〔2010〕41号）；

　　关于进一步加强档案信息安全保密工作的通知（鄂档办〔2014〕19号）；

　　湖北省纸质档案数字化操作规程（鄂档办〔2014〕56号）。

　　３实施主体

　　档案数字化的实施主体为各级各类档案馆及机关、团体、企事业单位、社会组织（以下简称“实施单位”）。

　　档案数字化工作如需外包，实施单位应从企业性质、股东组成、安全保密、企业规模、注册资金情况等方面严格审查数字化加工企业的相关资质；按照 GB/T 20530—2006第5章的要求评估数字化加工企业的技术能力；从规章制度的建立健全程度等方面考查加工企业的管理能力。如需审查数字化加工企业的保密资质，实施单位应按照《国家秘密载体印制资质管理办法》（国保发〔2012〕7号）等文件的要求执行。

　　实施单位应指派专门人员对档案数字化外包业务进行监督、指导，完成质量监控、进度监控、投资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。

　　４基本原则

　　４.1 统筹规划，分步实施

　　根据纸质档案重要程度、破损状况、利用需求等，进行统筹规划，分类排序，列出计划，分步实施。国家重点档案、重要全宗档案和涉及民生的档案应优先数字化。

　　４.2 分工协作，夯实基础

　　加强分工协作，把夯实档案业务工作基础与档案数字化相结合，开展档案的清理、整理、鉴定、修复、排重、统计和分析等技术处理工作，为数字化创造有利条件。

　　４.3加强管理，保障安全

　　加强数字化流程管理，界定各个环节的职责与任务，堵塞漏洞，确保档案实体和数字化成果的安全。在项目实施过程中，应依据《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号），从档案部门、数字化服务机构、数字化场所、数字化加工设备、档案实体、数字化成果移交接收与设备处理等层面执行严格的安全管理规定。

　　5 基本要求

　　5.1 数字化范围

　　应建立全部档案的目录数据库，对保管期限为永久和定期（30年及以上）的档案进行扫描。数字化时应保持全宗档案的完整性。

　　涉及国家秘密、工作秘密的档案，按照涉密档案管理的有关规定开展著录和扫描工作。

　　5.2 全程管理

　　应对数字化各阶段和环节实施全过程管理，对数字化的安全、标准、质量、进度等进行有效控制。

　　5.3 文档管理

　　应明确数字化过程中形成的工作文档的收集、整理、归档等要求。

　　数字化工作文档主要包括工作方案、档案数字化对象审批表、破损档案修复登记表、涉密档案数字化加工登记表、质量检查情况登记表、档案数字化成果质检报告单、档案数字化成果验收移交清单、项目验收报告等，整理后归入全宗卷中保存。

　　采取外包方式实施时，还应将项目招投标文件、中标通知书、项目合同、安全保密协议等，整理后归入文书档案中保存。

　　6 基本环节

　　数字化的基本环节为：制定工作方案、审批数字化对象、档案出库、消毒除尘、数字化前处理、建立目录数据库、档案扫描、图像处理、图像命名及存储、数据挂接、档案还原入库、数字化成果验收与移交等。

　　6.1 制定工作方案

　　应对馆（室）藏档案基本情况进行调查摸底，并根据本规范提出的项目管理与技术要求，编制数字化工作方案。方案内容应包括拟数字化对象、数字化组织实施方式、安全保密措施、项目管理要求、技术标准、工作文档管理要求、数字化成果移交要求等内容。

　　6.2 审批数字化对象

　　应对数字化对象实行审批制。实施单位的法人或授权代表要签署《档案数字化对象审批表》（附件1）。

　　6.3 档案出库

　　严格按照库房管理规定办理档案出库手续，逐卷（件）清点后出库，重点档案逐页清点后出库。出库时填写《数字化档案出入库登记表》（附件2）。

　　6.4 消毒除尘

　　对出库档案进行消毒和除尘操作。从消毒除尘到实体还原的各个环节，要建立《档案数字化加工流程表》（附件3），记录数字化全过程。

　　6.5 数字化前处理

　　数字化前处理结果与其后诸环节的工作质量密切关联，应严格把关。

　　6.5.1 装订物处理

　　对已装订成册，不去除装订物会影响扫描的档案，应拆除装订物。拆除时，应保护档案不受损伤。

　　对已装订成册，不去除装订物不影响扫描的档案，应维持档案装订原貌。

　　6.5.2 分件

　　以卷为单位整理的档案，应分件进行数字化。件的划分遵照相关规则执行。

　　分件过程中，应注意理顺文件的排列顺序。

　　6.5.3 确定扫描页

　　对列入数字化范围的纸质档案，其正文、处理签、有领导签署意见或有修改痕迹的底稿，应扫描；文件形成过程中产生的无修改痕迹的打印底稿及重复页等，可不扫描。

　　对不扫描的页面，必须在目录著录时，在其对应的文件级目录“备注”栏中注明“打印底稿共×页，从第×页到第×页，与正文无差异，未做扫描”或“重复页共×页，从第×页到第×页，未做扫描”等。

　　案卷封面、卷内目录、备考表等不扫描。

　　6.5.4 页号处理

　　没有编页号或页号编写不规范的档案，原则上应重新编写页号。重新编写页号时，应将原页号用铅笔划去，以示区分。没有信息的页面不编页号。页号不应压盖档案内容。

　　6.5.5 页面修整

　　对折皱不平影响图像质量的页面，应压平后再扫描。对破损严重无法扫描的页面，应先进行技术修复后再进行扫描，修复档案的情况，应在备考表中进行说明，并填写《破损档案修复登记表》（附件４）。

　　６.6建立目录数据库

　　文书档案按照《纸质文书档案数字化目录数据著录规则》（附件５）的要求，建立目录数据库。其它门类和载体档案资料的目录著录按相应规则执行或参照文书档案执行。

　　应对目录数据的质量进行检查，质检时须对照档案实体，逐条检查目录数据的完整性、规范性、一致性。

　　扫描之前已经建立了目录数据库的，应在原有基础上仔细核验，发现不合规的应修正，确保目录数据准确无误。

　　６.7档案扫描

　　应采用不低于24位彩色模式进行扫描，扫描分辨率不低于300dpi（纸质照片档案扫描分辨率不低于600dpi），扫描形成的数字图像应采用TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式存储。

　　６.8 图像处理

　　对扫描形成的图像应做检查、纠偏、去污、去黑边、拼接等处理。如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外延2至3毫米处裁剪数字图像，不得裁掉纸质档案原有页边，包括破损、歪斜页边。

　　６.8.1 检查

　　对扫描形成的图像进行检查，检查时应对照档案实体逐页检查，发现漏扫的，及时补扫并正确命名；发现图像重复的，及时删除重复部分；发现扫描参数不符合要求的，重新扫描。

　　６.8.2 纠偏

　　对扫描过程中出现的偏斜图像应进行整体纠正，对方向不正确的图像应进行旋转处理，以符合阅读习惯。

　　６.8.3 去污

　　对扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，应进行去污处理。处理过程应展现档案原貌，不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等。

　　６.8.4 拼接

　　对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像。

　　６.9 图像命名及存储

　　扫描形成的图像应按《宜昌市档案数字化图像命名及存储规则》（附件６）进行命名和存储。

　　应对图像命名与存储结果进行质量检查，检查内容包括与档号的一致性、稿本代码的准确性等，发现不符合要求的，应改正。

　　６.10 数据挂接

　　对目录数据与图像数据进行挂接，以实现目录数据与图像数据的关联和对应。

　　应对挂接后的数据进行质量检查，质检时须对照档案实体，逐条检查目录数据与图像文件对应的准确性、已挂接图像文件与实际扫描图像数量的一致性等，发现错误及时纠正。

　　6.11 档案还原入库

　　6.11.1 装订还原

　　数据质检通过后，对照《数字化档案出入库登记表》（附件2）、《档案数字化加工流程表》（附件3），对拆除过装订物的档案实体进行装订还原。

　　应对装订还原的档案实体进行质量检查，检查内容包括是否缺卷（件）、缺页、页面脱落、排列顺序紊乱、压字等，不合格的，应重新装订。

　　6.11.2 档案入库

　　档案实体检查合格后，续填《数字化档案出入库登记表》（附件2），履行档案实体入库手续。

　　6.12数字化成果验收与移交

　　6.12.1 数字化成果的内容与要求

　　数字化成果内容包括数字化工作文档、档案目录数据、档案数字化全文数据、存储载体。

　　数字化工作文档：包括本规程“5.3”所述内容，应收集齐全，整理规范。

　　档案目录数据为目录著录形成的案卷级、文件级目录数据。

　　档案数字化全文数据为数字化形成的TIFF、JPEG或JPEG2000等图像文件。

　　存储载体包括至少一套移动硬盘和一套光盘。存储载体中的存储要求按照《存储载体内文件组织规则》（附件７）执行。

　　6.12.２检查验收

　　应对数字化成果进行检查验收,据实填写《档案数字化成果质量检查登记表》（附件８），记录检查过程。抽检率不低于10%，抽检合格率应为100%，不符合要求的应退回返工。

　　检查合格，填写《档案数字化成果质检报告单》（附件９），作为数字化成果验收移交凭据。

　　6.12.３移交

　　应依据档案数字化成果质检报告单，交接数字化成果，并填写《档案数字化成果验收移交清单》（附件10），一式两份，由交接双方共同签署。

　　７附则

　　本规程由宜昌市档案馆负责解释。

　　本规程自2022年9月1日起实施。

　　附件：1.档案数字化对象审批表

　　2.数字化档案出入库登记表

　　3.档案数字化加工流程表

　　4.破损档案修复登记表

　　5.纸质文书档案数字化目录数据著录规则

　　6.宜昌市档案数字化图像命名及存储规则

　　7.存储载体内文件组织规则

　　8.档案数字化成果质量检查登记表

　　9.档案数字化成果质检报告单

　　10.档案数字化成果验收移交清单


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