全面落实湖北省延包试点档案管理办法，推进试点档案管理工作规范化开展

　　2023年3月，枝江市被确定为全省第二轮土地承包到期后再延长30年（以下简称延包）先行试点单位。两年多来，枝江市档案局、枝江市档案馆充分发挥部门职能和业务专长，主动融入土地延包试点档案管理工作。2025年5月30日，省农业农村厅、省档案局联合印发《关于贯彻落实〈第二轮土地承包到期后再延长30年试点工作档案管理办法〉的通知》（以下简称省级延包试点档案管理办法），枝江市档案部门将其作为延包试点档案管理业务规范，扎实开展业务指导服务工作，有序推进延包试点归档工作。在具体指导过程中，我们认为省级延包试点档案管理办法具有七个方面的指导性。

　　一、分类方案的一致性

　　省级延包试点档案管理分类方案按照农业农村部和国家档案局方案执行，分县（市、区）、乡镇（街道）、村（组）等三级，分别设置综合管理、合同管理、特殊载体等三大类。档案门类设置基本沿袭全省承包地确权档案管理方式，只是将以前的确权登记类调整为合同管理类，并按照专业档案设类，赋予代字ZY·YB。综合管理赋予代字ZG、ZG0、ZG1、ZG1·1，合同管理赋予代字HG、HG0、HG1、HG1·1,特殊载体赋予代字ZT、ZT0、ZT1、ZT1·1。上述延包试点专业档案代字是按照新修订“三合一”制度要求，对相关代字进行的规范赋码，同承包地确权代字相比，更好识别,更好理解。

　　二、归档范围的明确性

　　省级延包试点档案管理归档范围整体上同国家档案局归档范围一致，但是在合同管理类归档范围上更具体、更明确。具体体现在“一户一档”收集的范围，省级就归档范围进行了多轮次调研和意见征集，最终确定了11个方面的“一户一档”内容。明确性体现在省级将“一户一档”相关档案归入村级合同管理类之中，这同国家级的归入县级合同管理类不一致，归入村级合同管理类之中有两个方面的益处：一是这种归类方式是对承包地确权档案归类方式的沿袭。承包地确权档案是将“一户一档”归入了村级确权登记下面，此次延包试点档案中的“一户一档”相关档案也应该归入村级合同管理下面。二是这种归类方式符合组织治理逻辑。“户”是构成村级组织的基本单元，其档案产生的源头和主要利用场景都在村级，将其归入村级合同管理类更符合管理实际，也便于村民和村级组织查询利用。同时，“一户一档”相关文件是集中组成1件，这区别于常规的组件方法，集中组件主要是将一户的资料集中保管，按顺序排列，便于归档后的查阅和利用。分散后，查阅的便利性将降低。

　　三、整理方式的连贯性

　　延包专业档案整理也沿袭全省承包地确权档案整理方法，按照归档文件方式进行整理，保持了整理方法的一致和连贯性。国家档案局延包档案关于纸质档案整理方法较为宽泛，它提出了文书档案案卷、科技档案案卷、归档文件等3种方法，湖北省对延包纸质档案整理方法直接明确为归档文件整理方法。同时，对于特殊载体类档案的整理和理解，省级延包档案办法也进行了明确说明，延包档案过程中形成的照片、录音、录像、实物、系统数据等作为特殊载体的具体构成，相关具体门类实体档案按照各自方式进行整理，相应档案数据则存入到特殊载体这一存储空间之中，比如照片档案冲洗整理后装入相片册，相关电子底片则存储到特殊载体之中。

　　四、档号编制的规范性

　　省级档案管理办法按照专业档案归档文件整理方法进行编制，通过代字、代号分别区分县、乡、村三级档号。比如县级综合管理类档号编制：

　　145-ZY·YB·2025-Y-ZG0-0001、

　　145-ZY·YB·2025-Y-ZG1-0001、

　　145-ZY·YB·2025-Y-ZG1·1-0001。

　　县级合同管理类档号编制：

　　145-ZY·YB·2025-Y-HG0-0001

　　145-ZY·YB·2025-Y-HG1-0001

　　145-ZY·YB·2025-Y-HG1·1-0001

　　县级特殊载体类档号编制

　　145-ZY·YB·2025-ZT0-0001

　　145-ZY·YB·2025-ZT1-0001

　　145-ZY·YB·2025-ZT1·1-0001

　　县级照片档案档号编制

　　145-ZP·YB·2025-Y-0-0001

　　145-ZP·YB·2025-Y-1-0001

　　145-ZP·YB·2025-Y-1·1-0001

　　县级录音档案档号编制

　　145-LY·YB·2025-Y-0-0001

　　145-LY·YB·2025-Y-1-0001

　　145-LY·YB·2025-Y-1·1-0001

　　县级录像档案档号编制：

　　145-LX·YB·2025-Y-0-0001

　　145-LX·YB·2025-Y-1-0001

　　145-LX·YB·2025-Y-1·1-0001

　　县级印章档案档号编制：

　　145-SW·YZ·2025-Y-0-0001

　　145-SW·YZ·2025-Y-1-0001

　　145-SW·YZ·2025-Y-1·1-0001

　　该县级全宗档号编制严格按照归档文件、照片、录音、录像、实物等门类档案最新方法开展，其中145代表枝江市农经中心全宗号即县级全宗，“机构”中0代表县级、1代表县级下的第1个乡镇、1·1代表第一个乡镇下的第1个村。乡镇（街道）、村等档号编制参照县级全宗开展。

　　五、归档架构的三重性

　　国家档案局对于县、乡、村三级形成的延包档案，没有针对优先性、重要性、原始性、多重性等进行要求。省级延包档案管理意见针对上述工作有明确要求，一是要确保县级全宗档案的完整性，县、乡、村三级形成的所有档案需归入县级全宗。二是归档资料的优先性和原始性，只有一份的重要文件优先归入县级全宗，乡、村两级可以归档复印件。三是部分归档资料的多重性，针对延包方案、承包合同、承包地权属变更文书等重要文件，要求一式多份，分别存入乡、村及农户之中。

　　枝江市在延包档案资料准备和收集过程中，要求村级将纸质资料准备一式三套，其中承包合同签订原件一式5份，相关纸质资料分别进入市、镇、村三级全宗之中，规范归档，承包合同还应交农户及不动产登记部门。镇级纸质材料按照一式两套进行准备，分别进入市、镇两级全宗。照片、录音、录像等声像档案，村级按照一式两套进行准备，分别进入市、镇两级全宗，镇级也按照一式两套进行准备，分别进入市、镇两级全宗。

　　六、档案验收的具体性

　　省级延包档案管理办法对县、乡两级档案验收方式进行了明确，明确了验收单位、验收模式（先完成乡镇、再开展县市）、抽查方法，也制定了档案验收办法、验收标准及测评表，对各项工作进行了量化，推进了延包档案管理落实落细。

　　七、档案移交和保管的主体性

　　省级延包档案管理办法对县、乡、村三级档案的移交和保管进行了明确，其中县级全宗延包档案在验收合格后，可以按规定移交到县级国家综合档案馆。乡、村两级延包档案分别由各自进行保管。在移交过程中县级全宗实体档案及检索工具的齐全完整、档案数据的完整性和准确性、档案数据挂接、“双套制”备份等需要高度重视，确保延包档案进馆的质量合格。在实际执行过程中，可以由县级农业农村部门牵头，在完成档案验收后，分乡镇及时渐次进行移交，县级档案馆进行检查合格后及时进行接收，减轻集中移交的质检压力，也降低档案实体和数据丢失的风险。